Canal Denuncias
POLITICAS
1. Ámbito legal y marco normativo
La empresa LA IBENSE SALOU, SA (en adelante «LA IBENSE») se compromete de manera clara e ineludible a cumplir con las normas y principios éticos establecidos en su Código Ético, así como con las normativas legales correspondientes.
Con el fin de promover el cumplimiento de la legalidad y de las normas de conducta internas, LA IBENSE considera fundamental la implementación de un canal interno de comunicación y denuncia como parte de su SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN.
A través de este canal, se busca brindar protección a todas aquellas personas que, de buena fe, deseen informar sobre comportamientos ilícitos o contrarios al Código Ético, asegurando la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes, así como protegiéndolos contra represalias.
Normativa que se aplica:
– Artículo 31.4. 4º bis del Código Penal que dispone.
– La Ley Orgánica 10/2022, de 6 de septiembre, de garantía integral de la libertad sexual, es una norma que modifica los artículos contra la libertad sexual del Código Penal.
– Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en relación con la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.
2. Ámbito de aplicación y principios
Esta política se extiende a todos los profesionales y empleados de LA IBENSE, sin importar su posición dentro de la organización o su relación con la misma.
Esto significa que esta política se aplica no solo a aquellos que ocupan cargos directivos, sino también a los proveedores de servicios y a los miembros del Órgano de Administración. Asimismo, se aplica a cualquier otra persona que, por cualquier medio, tenga conocimiento de conductas o negligencias irregulares, ilícitas o que contravengan las obligaciones establecidas en el Código Ético de LA IBENSE.
Uno de los principios fundamentales de este canal es promover un entorno de cumplimiento en línea con los valores y principios de LA IBENSE y la legislación vigente.
Además, otro de los principios y objetivos de este canal es garantizar eficazmente la protección de la privacidad de las personas involucradas y la confidencialidad de los datos contenidos en la denuncia. Se asegurará el respeto de los derechos de todas las partes implicadas, tanto de quien informa como del denunciado, así como de cualquier otra parte mencionada o involucrada en la información.
3. Objeto de las denuncias
El propósito de este procedimiento es establecer pautas para recibir, tratar, investigar y resolver denuncias relacionadas con presuntas irregularidades o incumplimientos cometidos por empleados, agentes comerciales, directivos o socios comerciales en el ejercicio de las actividades empresariales de LA IBENSE.
El Canal de Denuncias tiene como objetivo facilitar la presentación segura de cualquier comunicación sobre posibles conductas sospechosas o irregulares, malas prácticas comerciales y violaciones del Código Ético y las obligaciones de cumplimiento en LA IBENSE. Esto busca promover un entorno de cumplimiento alineado con los valores y principios de la empresa, así como el respeto a todas las normativas aplicables.
Además, el procedimiento se diseñó con la finalidad de garantizar la protección efectiva de la privacidad de todas las personas involucradas en la denuncia y la confidencialidad de los datos contenidos en la misma. Se permite realizar denuncias de forma anónima si así lo desea el denunciante, asegurando así la integridad del proceso.
Se pueden comunicar y denunciar las siguientes conductas:
– Comportamientos que violen el Código Ético u otras normativas aplicables a LA IBENSE, especialmente por parte de sus empleados o directivos.
– Actos que contravengan las leyes, especialmente aquellos que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea según lo especificado en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, así como aquellos que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea o al mercado interior, incluyendo infracciones en materia de competencia y ayudas estatales, o prácticas fiscales que distorsionen la legislación sobre impuesto de sociedades.
– Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de delitos graves o muy graves, especialmente aquellas que impliquen un perjuicio económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social.
– Consultas sobre la interpretación del Código Ético u otras normativas vigentes.
Sin embargo, no se pueden comunicar mediante este canal sugerencias o quejas de los empleados u otros miembros de la compañía. Para ello, deben dirigirse al Departamento de Recursos Humanos de LA IBENSE o, en su ausencia, a la persona o directivo responsable de estas funciones.
Es importante entender que el Canal de Denuncias es una herramienta para comunicar irregularidades o incumplimientos específicos, y no debe utilizarse de manera indiscriminada. La presentación de denuncias puede ser realizada por cualquier persona afectada por el Código Ético que tenga conocimiento de alguna incidencia, irregularidad o comportamiento inapropiado, especialmente aquellos que podrían constituir un delito.
Por lo tanto, cualquier persona que tenga conocimiento de actos que violen los principios y valores del Código Ético o que sean contrarios a la ley debe utilizar el sistema desarrollado en este procedimiento para comunicarlo.
4. Formalización de las denuncias y las comunicaciones
El Canal de Denuncias de LA IBENSE está disponible a través del sitio web www.laibense.com, facilitando su acceso a empleados, proveedores de servicios, directivos, socios comerciales y cualquier otra persona interesada.
Este canal está habilitado por LA IBENSE exclusivamente para recibir y gestionar comunicaciones y denuncias emitidas por los interesados o informantes, de acuerdo con lo establecido en este documento.
La plataforma informática alojada en el sitio web mencionado anteriormente permitirá al informante presentar la denuncia por escrito, mediante grabación de voz o ambas modalidades, y adjuntar documentos o pruebas relevantes para respaldar la denuncia. Además, el informante podrá interactuar en todo momento con el responsable del canal.
Si el usuario lo solicita, también podrá presentar la información en una reunión presencial dentro de un plazo máximo de siete (7) días naturales desde la recepción de la solicitud. En este caso, se informará al informante de que la conversación será grabada en un formato seguro, duradero y accesible, en cumplimiento con la normativa de protección de datos.
Es importante destacar que cada denuncia debe ser presentada de manera individual, incluso si varias personas tienen conocimiento de los mismos hechos o acciones. Cada persona deberá utilizar el canal de denuncias de forma individual.
Las comunicaciones deben incluir una descripción detallada de los hechos denunciados, las personas involucradas o denunciadas, y cualquier información relevante relacionada con los hechos informados.
Se garantiza que todas las comunicaciones, consultas o denuncias presentadas serán tratadas de manera confidencial, y se asegura que, si así se solicita, puedan ser anónimas.
5. Derechos de la persona denunciante
Se garantizarán los siguientes derechos del denunciante durante el proceso de tramitación de la denuncia:
1. Derecho a la protección durante la investigación: Se brindará protección adecuada a todas las personas que presenten una denuncia de acuerdo con las directrices establecidas en este procedimiento. Si el denunciante revela el contenido de la denuncia públicamente, solo podrá acceder a medidas de protección si ha presentado la denuncia a través del canal designado y dentro de los plazos establecidos. Además, se garantizará la protección si la divulgación del contenido de la denuncia representa un riesgo para el interés público o si existe la posibilidad de represalias o de que la denuncia no sea tratada efectivamente debido a ciertas circunstancias, como la destrucción de pruebas o la complicidad de autoridades.
2. Prohibición de represalias: No se tomarán represalias contra el denunciante en ningún caso. Esto incluye acciones como cambios en el puesto de trabajo, reducciones salariales, negación de ascensos, entre otras.
3. Derecho a recibir información: El denunciante será informado por escrito una vez que se haya analizado la denuncia y se determine que es procedente. Además, al finalizar la investigación, se informará al denunciante sobre las medidas de seguimiento previstas y el resultado de las investigaciones.
4. Derecho a elegir: El denunciante podrá elegir el canal de denuncia que considere más adecuado, ya sea interno o externo, sin estar obligado a utilizar un canal específico.
5. Derecho a la información limitada: Durante la formulación de la denuncia, al denunciante no se le solicitarán datos que no sean estrictamente necesarios para tramitarla. Además, la información proporcionada por el denunciante solo se utilizará para la investigación y no se conservarán datos que no sean necesarios para ello.
6. **Derecho al anonimato: El denunciante que utilice el Canal de Denuncias podrá mantener su anonimato, y se garantizará durante todo el proceso. Es opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación.
7. Derecho a la confidencialidad: La identidad del denunciante será confidencial y no se revelará sin su consentimiento expreso, excepto en los casos permitidos por la ley en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por autoridades o procesos judiciales.
8. Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable: El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde su recepción. El proceso de tratamiento de datos e investigación no excederá los tres meses de acuerdo con la normativa vigente.
9. Derecho a la supresión de datos: Después de tres meses desde la presentación de la denuncia, los datos serán eliminados del sistema de denuncias, a menos que sea necesario conservarlos para evidenciar el funcionamiento del sistema de cumplimiento o para investigaciones en curso.
Los derechos del denunciado durante la tramitación de la denuncia son:
1. Derecho a la protección durante la investigación: Se garantizarán los derechos del denunciado como cualquier empleado, sin tomar medidas sancionadoras hasta que se comprueben los hechos denunciados.
2. Derecho a recibir información: El denunciado será informado del proceso de investigación para poder ejercer su derecho de defensa.
3. Derecho a la confidencialidad: Se garantizará la confidencialidad del denunciado durante toda la investigación.
4. Derecho a una investigación transparente: El denunciado tendrá derecho a una investigación objetiva y transparente.
Además, se designará un responsable para gestionar el Canal de Denuncias, y se realizarán revisiones periódicas de la normativa para asegurar su adecuación. La normativa será difundida a todos los empleados y estará disponible en la página web de la empresa. Se informa al denunciante sobre la posibilidad de utilizar otros canales externos para presentar denuncias, y se le permite elegir el canal que considere más apropiado según las circunstancias.
PROCEDIMIENTO
Tramitación de las comunicaciones (procedimiento a seguir al recibir las denuncias)
La tramitación de las comunicaciones y denuncias se realizará de la siguiente forma:
Recepción de la denuncia/comunicación
Una vez recibida la comunicación, consulta o denuncia, el responsable designado para ello, acusará recibo de la comunicación, en el plazo de siete (7) días naturales siguientes a su recepción, salvo que se ponga en peligro la confidencialidad de la comunicación.
Es importante que el denunciante aporte detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, para que el Responsable del Sistema de Información pueda realizar un análisis preliminar del contenido, por lo que se podrán adjuntar ficheros o documentos que soporten y den contenido a los hechos denunciados.
Investigación de la denuncia
Tras la recepción de la comunicación y/o denuncia, el responsable realizará un ANALISIS PRELIMINAR de los hechos denunciados. Para ello tendrá un plazo de quince (15) días naturales desde la recepción de la denuncia.
En su caso, dicho análisis podrá conllevar los siguientes resultados:
- Admisión de la denuncia: Los hechos descritos son hechos denunciables que pueden suponer un acto ilícito o contrario a los principios y valores de URBICSA, descritos en el Código Ético o de Conducta.
- Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea
- Inadmisión de la denuncia: Los hechos descritos no reúnen los requisitos contenidos en el EPIGRAFE TERCERO del presente documento para que sean resueltos mediante el procedimiento aquí descrito, y por ello se procederá o bien a su archivo, o bien a referenciar al informante al área más adecuada para su tratamiento.
En cualquier caso, el Responsable del Sistema de Información, para realizar dicho análisis previo prestará especial atención a la veracidad, claridad y completitud de la información facilitada, así como la relevancia de los hechos denunciados.
En igual sentido, si requiere de información adicional, podrá solicitarla al informante dentro del plazo fijado de quince (15) días naturales.
En caso de que tras el análisis preliminar se admitiera la denuncia que fuera formulada por el denunciante por entender que las omisiones, actuaciones o hechos contenidos en la misma podrían suponer la comisión de un hecho ilícito o contrario a los valores contenidos en el Código Ético o de Conducta de URBICSA, el Responsable del Sistema Interno de Información realizará las investigaciones necesarias para esclarecer los hechos.
Durante la investigación se podrán practicar cuantas pruebas se consideren pertinentes, al objeto de profundizar en los hechos y recabar información adicional para tomar una correcta decisión, de forma objetiva, en base a las evidencias recabadas.
Las acciones de investigación podrán contemplar:
Audiencia del denunciante y del denunciado y de los testigos que puedan conocer los hechos denunciados.
- El requerimiento de nuevas evidencias y/o pruebas al denunciante para mejorar el proceso de investigación.
- Revisar toda aquella información relativa a la relación profesional de los implicados con la Organización, siempre con respeto a las leyes de protección de datos y privacidad de los implicados.
- Análisis de los hechos por un experto externo independiente.
- Cualquier otra acción que considere necesaria para continuar con el proceso de investigación, respetando la normativa vigente en Protección de Datos.
El Responsable del Sistema Interno de Información contará con un plazo máximo de tres (3) meses desde la recepción de la denuncia para investigar y resolver los hechos denunciados.
El plazo de tres (3) meses podrá ser extendido a un periodo de tres (3) meses adicionales de forma excepcional para aquellos casos que la complejidad de la investigación lo requiera o la investigación se haya demorado por causas no imputables al Responsable de la investigación de la denuncia.
Para el caso que se requiera una ampliación del plazo para finalizar la instrucción, el Responsable del Sistema Interno de Información deberá emitir un informe justificativo con las causas que conlleven la extensión del plazo de investigación, debiendo remitir el mismo al denunciante para su constancia.
Conclusiones
Una vez completado el trámite de audiencia de las partes, incluyéndose al denunciante, denunciado y los testigos que conocieran de los hechos, así como estudiada y analizada la toda la prueba facilitada, y recabada, el Responsable del Sistema Interno de Información, dentro del plazo de tres (3) meses señalados con anterioridad, deberá emitir su Informe de Conclusiones.
Dicho informe de conclusiones deberá contener por lo menos los siguientes datos:
- Título, autor, fecha, finalidad, nivel de confidencialidad (quién tiene acceso al mismo).
- Una exposición de los hechos que se hicieron constar en la denuncia, fecha de registro y personas o departamentos objeto de la investigación.
- Objeto de la investigación y su finalidad.
- Las actuaciones, hechos relevantes objeto de la investigación, y las evidencias y pruebas analizadas r con el fin de comprobar la verosimilitud de los mismos.
- Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.
- En su caso, propuestas de medidas sancionadoras que deberá adoptar el Comité de Dirección o, en su caso, el Órgano de Administración, de conformidad con el Convenio Colectivo aplicable a URBICSA, la legislación laboral y el resto de las obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de URBICSA, personal directivo o miembros del Órgano de Administración, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.
El informe no podrá contener ningún dato de terceros que no estén afectos, así como implicados en el procedimiento y en caso de que la denuncia sea anónima, tampoco podrá contener datos del denunciante, en aras de proteger su confidencialidad y anonimato.
El informe de conclusiones que debe ser emitido, podrá contener las siguientes decisiones:
- Archivo de la denuncia por no ser procedente: En el supuesto en el que la investigación de los hechos comunicados se manifieste la ausencia de incumplimiento. El Responsable del Canal de Información, informará al denunciante y al denunciado de dicha decisión, junto con los motivos que sustentan la misma.
- Denuncia procedente: En el supuesto que se pruebe que los hechos denunciados son ciertos, se deberán detallar las acciones que sustentan dicha conclusión. El régimen sancionador se aplicará de conformidad con el Convenio Colectivo de aplicación en URBICSA, la legislación laboral y el resto de las obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla de URBICSA, personal directivo o miembros del Órgano de Administración, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.
- Remisión de la información al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la investigación. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
En cualquier caso, se deberá comunicar a las partes interesadas, denunciante y denunciado, la conclusión de la investigación de la denuncia, facilitándoles el informe de conclusiones provisionales alcanzado por el responsable para su constancia.
